Organitza una cursa

Guia Organització Curses

Organitzar una cursa d’orientació, en qualsevol de les seves modalitats, és una activitat força complexa que requereix una gran experiència en tots els àmbits (traçats, cartografia, sportident, tresoreria, etc.) i on és crucial la gestió dels recursos humans.

Aquest document és una guia orientativa de tot el que cal tenir en compte per organitzar amb èxit una cursa. No és un procediment ni normativa i està fet amb la col·laboració de diversos organitzadors.

Si vols col·laborar amb algun document, contacta amb fcoc@orientacio.cat

Criteris Cursa
Pla emergència

Els clubs organitzadors de curses d’orientació han de disposar d’un Pla d’Emergència, però no d’un Pla d’autoprotecció, ja que rarament es superen els 500 participants i les curses sempre es realitzen fora de recintes tancats.

A continuació trobareu un model de Pla d’Emergència que podeu aplicar a les vostres curses, i un exemple utilitzat pel Raid Intercicles.

  • MODEL Pla Emergència (descàrrega document .doc)
  • EXEMPLE Raid Incidències (document pdf)
1 .- Director de cursa

Funcions Director de cursa 

  • Què vol dir ser el director de cursa?
  • Quines tasques són les fonamentals i com cal distribuir-les en diversos grups de treball?
  • Exemple

Organigrama

Exemple d’organigrama de les diferents funcions i assignació dels recursos humans: a l’esquerra consta la llista de persones i a la dreta les caixes amb les diferents funcions.

Recordeu que cal tenir fiteros per col·locar fites i fiteros per recollir-les!!!

Llistat de tasques

Cal portar un control de les tasques a realitzar per apartats. Recomanem una llista o document i anar fent xeckpoints abans/durant i post cursa.

  • Exemple.
2.- Controlador

Els Controladors garanteixen que les curses es preparen amb el màxim de qualitat i que finalitzen sense errors greus.

Mentre es prepara la cursa, el Club facilitarà tota la informació al controlador que aquest requereixi (mapes, circuits, relació de sortides, etc.)

Al finalitzar la cursa, el Controlador elaborarà un petit informe que compartirà amb el Comitè de competició i amb els clubs (pendents ubicar espai WEB).

Actualment la FCOC només disposa de controladors oficials per les curses a PEU. Per la temporada 2016, serà requisit indispensable que tots els clubs que organitzin curses aportin un tècnic controlador per una altre cursa de copa.

Compensació Controladors:
Km, 2 viatges revisió zona i 1 dia de compensació, justificat en rebut de desplaçaments.

5 hores compensació = 120 €, justificat amb el document de Compromís i el rebut de voluntariat.

3.- Informació preus

El director de cursa, el responsable d’inscripcions i el tresorer del club, han d’estar al corrent de la següent informació:


(*) els canons garanteixen la reserva de data i donen fe del compromís del club per realitzar la cursa; la confecció del calendari anual és complexa i una vegada aprovat no es poden bellugar les dates ni ubicacions sense justificació adient.
(**) les subvencions es donen si el club presenta les factures en el format i condicions indicades prèviament per la FCOC; consulteu el document del CLINIC TRESORERIA 2015.

4.- Documentació post-cursa

Al finalitzar una cursa de qualsevol modalitat (peu, rogaine, raid i btt) cal enviar a la federació la següent informació a:

La secretaria: fcoc@orientacio.cat

  • Liquidació d’assegurances temporals, el mateix dia o el dilluns al mati (és el més urgent, per tal d’estar coberts amb l’asseguradora) (veure punt 5. Liquidació assegurances temporals).
  • Altres liquidacions de la cursa: lloguer SI, venda SI, lloguer material, assegurances temporals, cànon inscripcions….
  • Llista de competidors (és una de la exportacions del sportident en format csv)

Classificacions: ranking@orientacio.cat

  • Resultats en format csv (veure document tractament de dades)
  • Bkp de l’arxiu de la cursa (o skb)
  • Relació d’organitzadors i d’incidències (categories anul·lades, …)
5.- Liquidació assegurances Temporals

Cóm liquidar les llicències temporals?

A partir de l’01/01/2013, per poder tramitar les llicències temporals d’una activitat, el Club organitzador haurà de fer arribar a la FCOC dos documents, com a molt tard al matí del primer dia laborable després d’efectuar-se la prova:

1- FULL DE LIQUIDACIÓ (arxiu format .doc) que correspongui a la modalitat de l’activitat. En cas que una activitat en tingui més d’una modalitat de competició s’hauran de fer dos llistats diferenciat.

2- RELACIÓ NOMINAL DE LLICÈNCIES 
Per facilitar-vos omplir el document on-line el mateix dia de la cursa, aquest document consta de dues fulles, una per ADULTS i una per MENORS.

ALERTA!!! TINGUEU EN COMPTE QUE HI HA UNA PÀGINA PER MENORS I UNA PER ADULTS, i que cal omplir-les per separat.

 

Per qualsevol dubte contacteu amb la FCOC (fcoc@orientacio.cat) :

Rbla. Guipúscoa 23-254 C
08018 Barcelona
TEL. 93.303.30.29 – 630.110.427

6.- Publicitat de la cursa

Per tal de donar a conèixer informació sobre les curses, sigui abans com després de realitzar-se, actualment tenim aquests canals:

  • Cartell web FCOC: enviar un email a comunicacio@orientacio.cat adjuntant un JPG de màxim 300k en format vertical; indicant l’enllaç al blog de la cursa
  • Noticia prèvia de la cursa: per publicitar en un espai subvencionat per la UFEC
  • Noticia post cursa; es publicarà a la web i també s’enviarà a la UFEC. Cal que vagi acompanyada d’alguna fotografia amb certa qualitat (1M mínim a ser possible)
7.- Logos oficials

Per optar a subvenció oficial, en la documentació de la cursa (web, blog, mapes, etc.) han de constar els logos de les següents entitats:  

  • FCOC
  • SGE (Secretaria General de l’Esport) / CCE (Consell Català de l’Esport)
  • UFEC (Unió de federacions esportives catalanes)

Consulteu l’apartat Logos per descarregar-los en diferents formats.

8.- Material FCOC

La FCOC posa a disposició dels Clubs una sèrie de material, part en condició de préstec i part en lloguer. El deteriorament del material en els darrers anys ha obligat a fer manteniment i per tal de cobrir aquest cost no previst, la FCOC ha posar un petit preu de lloguer en part del material.

Normes de bon ús:
El responsable de material del Club, en representació del Club, és el responsable de tornar tot el material en el mateix estat que li ha estat entregat. Això vol dir que les targes SI de lloguer han d’estar endreçades numèricament, les teles netes (si ha s’han embarrat), els sistemes antirobatori han d’estar muntats, no poden faltar targes ni bases sportident, etc. … en cas de dubtes, cal consultar al responsable de material de la FCOC o a la secretaria FCOC.

El Club paga una fiança de 300€ retornable al finalitzar la cursa si no hi ha cap desperfecte en cap dels elements llogats i/o cedits i si tot el material es retorna en les mateixes condicions de l’entrega. Si el material no arriba en les mateixes condicions que s’ha entregat, s’aplicarà un càrrec en la fiança en funció del desperfecte o de la feina feta per deixar-ho en les condicions inicial. Això inclou tot el material com són: pinces sportident de lloguer, termoimpressores, rellotge, bases sportident, carpes, etc … També inclou que les targes de lloguer estiguin endreçades i que el sistema antirobatori estigui muntat en totes les bases.

Per motius d’agenda, de vegades el material no pot passar per la FCOC i un Club reb el material directament d’un altre Club. En aquest cas el Club receptor ha de verificar que tot estigui correcte i ha d’exigir al Club donant que tot estigui bé. Entenem que ambdós Clubs buscaran una ben entesa, per exemple, per ajudar-se a muntar els sistemes antirobatoris en les bases sportident. En cap cas, el no rebre el material d’un altre club eximeix al segon club d’entregar-ho perfectament.

El sistema antirobatori s’ha incorporat en el 2015 per evitar actes vandàlics amb les bases. Cal tenir en compte que les bases FCOC s’utilitzen per moltes activitats de formació en escoles i llocs on no es pot garantir el 100% de seguretat. Per tal que els mini candaus puguin passar pels suports de les bases, cal fer els forats de les tiges una mica més grans (tenim pendent adjuntar una imatge comparativa). Per tal que pugueu modificar les tiges mica en mica, o per impactar menys als Clubs, provisionalment la FCOC també posa a disposició dels Clubs unes 40 tiges que accepten el muntatge amb sistema antirobatori. En aquest cas, cal que el Club avisi al responsable de material.

Llista de material
Podeu consultar la llista de material i preus a l’enllaç Material FCOC (PENDENT PUBLICAR)

Procediment sol·licitud material

  • El club sol·licita per escrit el material que necessita, mitjançant el FORMULARI (PENDENT PUBLICAR)
  • La Secretaria FCOC confirma la disponibilitat del material
  • El Club es posa en contacte amb el responsable de material FCOC i passa a recollir el material al magatzem (PENDENT)
  • El Club firma un albarà amb el material que retira i se’n fa responsable.

Procediment per retornar el material

  • El club contacta amb el responsable de material de la FCOC i pacten un dia per retornar el material
  • El responsable de Material verifica que tot està en condicions. Si tot està correcte, des de la FCOC es retorna la fiança. En cas de desperfectes o en cas de no retornar el material en les mateixes condicions que s’ha tornat, es descomptarà la part corresponent de la fiança.
  • Podeu consultar el document generalitats amb consells sobre el material sport-ident
9.- Tresoreria

La FCOC és un organisme delegat de la SGE, i per tant ha de complir uns requeriments jurídics i econòmics. Per tal de complir amb l’auditoria de comptes, la FCOC ha de presentar un pressupost anual, esperar que s’aprovi i cenyir-se al mateix pressupost en totes les seves activitats, operant amb total transparència.

En el Clínic del 2015 es van donar algunes pautes per tal que federació i clubs acompleixin aquest objectiu de transparència.

Exemples

10.- Cartografia

Per organitzar una cursa de Copa Catalana utilitzant una cartografia adient, cal seguir el Reglament Cartografia.

Les subvencions de mapes han de complir uns criteris, i cal sol·licitar-les seguint un protocol:

La FCOC està treballant en una Base de Dades cartogràfica, que documenti tots els mapes del nostre territori. Aquest projecte està en desenvolupament.

Per organitzar una cursa de BTT, recomanem consultar

Més informació cartogràfica

11.- Traçadors
Els traçadors han d’estar al corrent de les normatives, i de diverses singularitats que afecten directament a la gestió del Sportident.
  • Podeu consultar el document Relació OCAD-SPORTIDENT amb explicacions al respecte
  • Normatives
  • Curs traçadors 2010
  • Recomanacions agrupació de categories en recorreguts i coincidència primera fita (document important pel tècnic Sportident):
  • Com realitzar els recorreguts per Relleus i importar-los al OS2003 (document important pel traçador-OCAD):
  • Adaptació per a Daltònics (PENDENT PUBLICAR)
  • Circuits de BTT-O:
  • Format del fitxer XML a facilitar al tècnic Sportident.
  • OCAD-Canviar escala. En el cas que es modifiquin les escales establertes 1:15.000 i 1:4.000, en competicions oficials O-Peu, s’hauran de mantenir els criteris establerts en els reglaments de cartografia respectius sobre les mides dels elements i dels traçats (Actualment ISSOM2017 i ISSprOM2019).
12.- Sportident

La feina del tècnic Sportident és potser la més feixuga en l’organització de curses i a la vegada la menys valorada inicialment. Està molt relacionada amb altres àrees d’organització de curses com són traçats, inscripcions i ranking i també amb la gestió del material (configuració bases i rellotge).

A continuació trobareu un recull d’informació, guies i “trucs” per millorar la gestió del Sportident.

Altres consideracions en el tractament dels fitxer csv:

  • El hosting no admet fitxers csv. Tot el que trobareu aquí és directament un excel xls/xlms o bé un csv renombrat, al que cal treure la extensió falsa.
  • Si treballeu amb excel, per evitar que es mostrin caràcters estranys, cal “guardar como”opció CSV (delimitado por comas)
  • Si la primera linia del csv surt amb caràcters estranys i l’OE2010 no ho sap interpretar… ho podeu corregir sustituint-la pel continguts del fitxer: cabecera.csv
  • Sportsoftware canvia sovint el nom d’algunes columnes, normalment no afecta però de vegades el nou significat és incompatible. Per exemple, al actualitzar el OE a la versió actual v.11, ens vam trobar que no acceptava el fitxer importat des de la web, i s’arreglava eliminant el contingut de la columna AM “dir.apellidos” . Si tot i això, seguiu tenint problemes amb les capçaleres o importació, es recomana comparar amb un fitxer descarregat recentment del OE (pot ser un exemple o una cursa fictícia, només serveix per veure els camps de capçelera).
  • Relació de Clubs per l’OE2010 (si us dona error, consulteu si us plau) CSV (descarregueu el document i modifiqueu l’extensió .xls per tal que sigui un .csv)
  • Relació categories en format xls, recorder “guardar como csv delimitado por comas”. En cas de curses amb dos trams d’inscripcions, contacteu amb el gestor de la web ja que les categories poden canviar una mica. El mateix per les curses populars.
    • PEU
      BTT
      ROGAINE 6h
      ROGAINE 8h
      ROGAINE 12h
      RAID
  • Guies sportident OE2010 (en cap cas substitueixen la formació curricular del tècnic Sportident):
    • Manual1
    • OE2010_Dummies

  • Tricks & Tips (pàgina recomenada en anglés)
  • Com arreglar el problema de port COM >16
  • Com funciona la SI-Master
  • Drivers a instal·lar per les bases de lectura
  • Problemes amb els drivers: Instruccions per instal·lar drivers no certificats en Windows7 i en Windows8
13.- Full reclamacions

Seguint el reglaments, els Clubs han de tenir a disposició dels corredors diversos fulls de reclamacions, per si fos necessari presentar al·legacions per escrit.

14.- Full desplaçaments

Tot i que actualment ja no rebem subvenció per Guarderia, adjuntem un enllaç a un full de liquidació per desplaçament, per si el voleu utilitzar internament a nivell de Club.

 

15.- Tecnificació